Hướng dẫn liên ngành 108/HDLN-TP-NV-GDĐT-YT-CA năm 2005 về trách nhiệm của ngành hữu quan trong việc cải chính, đính chính giấy tờ trong hồ sơ cá nhân công dân theo chỉ thị 15/CT-UB do Sở Tư pháp – Sở Nội vụ - Sở Giáo dục và Đào tạo – Sở Y tế - Công an tỉnh Vĩnh Phúc ban hành

HƯỚNG DẪN LIÊN NGÀNH

VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC NGÀNH HỮU QUAN TRONG VIỆC CẢI CHÍNH, ĐÍNH CHÍNH GIẤY TỜ TRONG HỒ SƠ CÁ NHÂN CÔNG DÂN THEO CHỈ THỊ SỐ 15/CT-UB NGÀY 20/10/2003 CỦA CHỦ TỊCH UBND TỈNH VĨNH PHÚC

Ngày 20/10/2003 Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc ban hành Chỉ thị số 15/CT-UB về việc tăng cường công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Sau hơn một năm triển khai thực hiện, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, hộ khẩu, việc cấp Giấy Chứng minh nhân dân, văn bằng chứng chỉ đã đi vào nề nếp và có chuyển biến tích cực. Tuy nhiên qua kiểm tra khảo sát và kết quả hội nghị liên ngành: Tư pháp, Nội vụ, Công an, Y tế, Giáo dục và Đào tạo cho thấy vẫn còn nhiều vấn đề vướng mắc liên quan đến nhiều ngành trong quá trình thực hiện Chỉ thị.

Trên cơ sở tập hợp những kiến nghị của nhiều công dân, Sở Tư pháp đã thống nhất phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Y tế, Sở Giáo dục - Đào tạo và Công an tỉnh Vĩnh Phúc hướng dẫn một số nội dung cần thống nhất trong quá trình thực hiện việc giải quyết các yêu cầu cải chính, đính chính giấy tờ trong hồ sơ cá nhân công dân như Giấy CMND, Giấy Khai sinh, Sổ Hộ khẩu gia đình và các loại văn bằng, chứng chỉ của một số trườmg hợp mâu thuẫn về họ, tên gọi, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh... nhằm đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của công dân khi đến các cơ quan nhà nước làm thủ tục như sau:

I. VỀ NGUYÊN TẮC GIẢI QUYẾT:

1. Khi công dân có yêu cầu thay đổi, điều chỉnh họ, tên gọi, tên đệm, cải chính ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ công chức, hồ sơ học bạ, Giấy khai sinh, Giấy Chứng minh nhân dân, Sổ hộ khẩu gia đình và các loại văn bằng chứng chỉ, nêu thuộc trách nhiệm của ngành nào thì ngành đó có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết cho công dân.

2. Sự kiện sinh của một con người được chứng minh là khi người đó đăng ký khai sinh. Vì vậy, Giấy Khai sinh được khẳng định là một loại giấy tờ phát sinh đầu tiên của một con người. Các nội dung như: Họ, tên gọi, tên đệm, ngày tháng, năm sinh… trong Giấy khai sinh của công dân (Bao gồm: Giấy khai sinh bản chính, Giấy khai sinh Đăng ký lại. Giấy khai sinh Đăng ký quá hạn và Giấy khai sinh Bản sao sao từ Sổ đăng ký khai sinh) đã được đăng ký và sao đúng theo quy định tại Điều 19, 61, 65 của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch và mục D, phần IV của Thông tư số 12/1999/TT-BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP, thì được lấy làm cơ sở để đính chính tên gọi, tên đệm, cải chính ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ công chức, hồ sơ học bạ, Giấy Chứng minh nhân dân, Sổ hộ khẩu gia đình và các loại văn bằng chứng chỉ cho công dân.

3. Trong trường hợp có nghi vấn về độ chính xác các nội dung trong Giấy Khai sinh thì cơ quan thụ lý hồ sơ của công dân xác minh tại UBND nơi đăng ký khai sinh, UBND nơi cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc phối hợp với ngành Tư pháp xác minh.

4. Trong quá trình giải quyết nếu phát hiện Giấy CMND, Giấy Khai sinh, Sổ Hộ khẩu gia đình, các loại văn bằng giả hoặc cấp và đăng ký không đúng các quy định của pháp luật, thì cơ quan phát hiện chuyển cho ngành Công an xác minh. Nếu kết luận là giả hoặc cấp và đăng ký không đúng các quy định của pháp luật thì sẽ bị thu hồi, hủy và xử lý theo quy định của pháp luật.

II. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC NGÀNH TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT:

1. Đối với việc thay đổi họ, tên gọi, tên đệm, cải chính ngày, tháng, năm sinh, xác định lại dân tộc trong Giấy khai sinh thì Sở Tư pháp có trách nhiệm thụ lý giải quyết trên cơ sở quy định tại điều 53 – Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ quy định về đăng ký hộ tịch và điều 29 của Bộ luật dân sự.

Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ. Nếu trường hợp nào không thuộc lĩnh vực thay đổi, cải chính hộ tịch trong Giấy khai sinh, nhưng công dân có đơn yêu cầu xác nhận tính xác thực Giấy khai sinh hoặc có đơn yêu cầu Sở Tư pháp trao đổi với các ngành để giải quyết, thì Sở Tư pháp có trách nhiệm thụ lý và xác nhận để các cơ quan chức năng làm căn cứ, cơ sở để giải quyết cho công dân.

2. Đối với việc điều chỉnh họ, tên gọi, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh trong Giấy Chứng minh nhân dân, Sổ hộ khẩu gia đình thì do Công an tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết.

3. Đối với việc điều chỉnh họ, tên gọi, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh trong Hồ sơ học bạ, các loại văn bằng, chứng chỉ thì do Ngành Giáo dục – Đào tạo có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết.

4. Đối với việc điều chỉnh họ, tên gọi, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh trong Hồ sơ công chức thì do Sở Nội vụ có trách nhiệm giải quyết.

5. Sở Y tế có trách nhiệm chỉ đạo các bệnh viện tuyến tỉnh: Trung tâm Y tế, Bệnh viện huyện, thị; Trung tâm bảo vệ bà mẹ và trẻ em; Trạm Y tế các xã, phường, thị trấn … cấp Giấy Chứng sinh cho công dân khi có sự kiện sinh làm cơ sở cho việc Đăng ký khai sinh. Yêu cầu ghi đầy đủ, chính xác các nội dung theo mẫu Giấy chứng sinh do Bộ Tư pháp phát hành và thực hiện đúng chế độ lưu trữ theo quy định.

III. TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP:

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ hàng năm cho đội ngũ công chức, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch để có đủ trình độ năng lực thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan khi có yêu cầu xác minh tính xác thực Giấy khai sinh của công dân.

3. Sở Giáo dục và Đào tạo, Công an tỉnh Vĩnh Phúc, Sở Nội vụ có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp trong việc thay đổi họ, tên gọi, tên đệm, cải chính ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ công chức, hồ sơ học bạ, Giấy chứng minh nhân dân, Sổ Hộ khẩu gia đình các loại văn bằng chứng chỉ cho công dân.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Căn cứ vào hướng dẫn này, Các Sở: Tư pháp, Nội vụ, Y tế, Giáo dục đào tạo, Công an tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm chỉ đạo, triển khai những nội dung thuộc trách nhiệm giải quyết của ngành mình nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân trong việc thống nhất họ, tên, ngày, tháng, năm sinh trong các giấy tờ của hồ sơ cá nhân theo quy định của pháp luật. Sở Tư pháp có trách nhiệm tổng hợp báo cáo và chủ trì giao ban liên ngành hàng quý trong năm để thông báo tình hình thực hiện Chỉ thị số 15/2003/CT-UB của UBND tỉnh và văn bản Hướng dẫn liên ngành trước khi báo cáo UBND tỉnh theo quy định.

Bản hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày thủ trưởng liên ngành ký văn bản ban hành.

Nơi nhận:
-Các Bộ ngành: TP-NV-CA-YT-GD và ĐT (b/c)
- TT tỉnh ủy, TT HĐND, UBND tỉnh (b/c)
- Các Sở, ban, ngành, đoàn thể (để phối hợp)
- UBND các huyện, thị (T/h)
- UBND xã, phường, thị trấn (T/h)
- Doanh nghiệp trong các thành phần kinh tế đóng tại địa phương
- Phòng Giáo dục huyện, thị (T/h)
- Phòng Tư pháp huyện, thị (T/h)
- Các Trường học trong hệ thống giáo dục đào tạo của tỉnh (T/h)
- Đài PTTH và Báo Vĩnh Phúc (để tuyên truyền)
- Các ngành: TP-NV-CA-YT-GD và ĐT (để thực hiện)
- Lưu HCTH – Văn phòng của 05 Sở