Quyết định 480/QĐ-UBCK năm 2011 về Quy trình hướng dẫn công ty chứng khoán áp dụng chứng thư số công cộng trong giao dịch điện tử với Ủy ban Chứng khoán Nhà nước do Chủ tịch Ủy ban Chứng khoán Nhà nước ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN CÔNG TY CHỨNG KHOÁN ÁP DỤNG CHỨNG THƯ SỐ CÔNG CỘNG TRONG GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ VỚI ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

CHỦ TỊCH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC

CăncứLuậtChứngkhoánngày29tháng6năm2006;
CăncứLuật Giao dịch điệntửngày29tháng11năm 2005;
CăncứLuậtCôngnghệ Thôngtinngày29tháng06năm2006;
CăncứNghịđịnhsố26/2007/NĐ-CPngày15tháng02năm 2007củaChính phủquyđịnhchitiếtthihànhLuậtGiaodịchđiệntửvềchữkýsốvàdịchvụ chứng thực chữ ký số;
CăncứNghịđịnhsố27/2007/NĐ-CPngày23tháng02năm 2007củaChính phủquyđịnhvề giaodịchđiệntử trong hoạtđộngtàichính;
Căn cứ Quyết định số 112/2009/QĐ-TTg ngày 11 tháng 9 năm 2009 của ThủtướngChínhphủvềviệcquyđịnhchứcnăng,nhiệmvụ,quyềnhạnvàcơ cấutổ chức củaỦy ban ChứngkhoánNhànước thuộc BộTài chính;
CăncứThôngtưsố50/2009/TT-BTCngày16tháng3năm2009củaBộTài chínhhướngdẫngiaodịch điệntử trên thị trườngchứng khoán;
CăncứQuyếtđịnhsố2198/2010/QĐ-BTCngày30/08/2010củaBộtrưởng BộTàichínhvềviệcsửdụngdịchvụchứngthựcchữkýsốchuyêndùngphục vụcáccơquanthuộchệthốngchínhtrịvàquảnlýthuêbaochứngthưsốtạiBộ Tàichính;
CăncứQuyếtđịnhsố27/2007/QĐ-BTCngày24/04/2007củaBộtrưởngBộ TàichínhbanhànhQuychếtổchứcvàhoạtđộngcôngtychứngkhoán;Quyết định số 126/2008/QĐ-BTC ngày 26/12/2008 về việc sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Quychế tổ chứcvàhoạtđộng công ty chứng khoán;
Theođề nghị của Cục trưởngCụcCôngnghệthông tin,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều1.BanhànhkèmtheoQuyếtđịnhnàyQuytrìnhhướngdẫncôngty chứngkhoánápdụngchứngthưsốcôngcộngtronggiaodịchđiệntửvớiỦy banChứngkhoánNhà nước.

Điều2.Quyếtđịnh này có hiệu lực kể từngàyký.

Điều 3.Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Chánh Văn phòng UBCKNN, Vụ trưởng vụ Quản lý Kinh doanh Chứng khoán, Thủ trưởng các đơnvịliênquanthuộcỦybanChứngkhoánNhànước,côngtychứngkhoánvà các tổ chức,cánhâncóliênquanchịu trách nhiệmthi hành Quyếtđịnh này.

QUY TRÌNH HƯỚNG DẪN

CÔNGTYCHỨNGKHOÁNÁPDỤNG CHỨNGTHƯ SỐCÔNGCỘNGTRONGGIAODỊCH ĐIỆN TỬVỚI ỦY BAN CHỨNGKHOÁNNHÀ NƯỚC
(BanhànhtheoQuyếtđịnh số480/QĐ-UBCK ngày 29/6/2011 của ChủtịchỦybanChứng khoán Nhà nước)

I.QUYĐỊNH CHUNG

1. Phạmviđiềuchỉnh

Quytrìnhnàyhướngdẫncáccôngtychứngkhoánápdụngchứngthưsố côngcộng(gọitắtlàchứngthưsố)tronggiaodịchđiệntửgiữaỦybanChứng khoánNhànước(UBCKNN)vàcáccôngtychứngkhoán(sauđâygọitắtlàcác bênthamgiagiaodịch).

2. Các yêucầuchung

2.1Cácvănbản,thôngđiệpđiệntửkhigửi/nhậnđượcsửdụngchứngthư sốđểkýtrướckhiđínhkèmvàothưđiệntử(Email)cógiátrịthaythếchovăn bảncó đóng dấu(bảncứng).

2.2 Việc gửi/nhận thư điện tử phải được thực hiện bằng ứng dụng MS OutlookhoặcOutlookExpress.Cácthưđiệntửphảiđượcsửdụngchứngthưsố để ký vàmã hóa trước khi gửi.

2.3Loại chứngthư số: sử dụngchứngthưsốcôngcộngVNPT-CA.

2.4Cácyêucầu vềkỹ thuật:

-Sử dụngthiếtbịVNPT-CAToken.

- Máy tính sử dụng để gửi/nhận văn bản được cài đặt hệ điều hành WindowsXP,bộứngdụngvănphòngMicrosoftOffice2003hoặcOffice2007 (càitối thiểu các thành phần Word,Excel,Outlook).

-Máytính sử dụngđể gửi/nhậnvăn bản phảiđượcnốimạng internet.

2.5Kývàmã hóa:

- Các file tài liệu của công ty chứng khoán trước khi gửi đến UBCKNN phải được ký bằng khóa riêng (private key) trong chứng thư số của công ty chứngkhoán.

-Thưđiệntửsaukhiđược tạolậpvà đínhkèmfiletàiliệucũngphảiđược kýbằngkhóariêng(privatekey)trongchứngthưsốcủacôngtychứngkhoán, sau đó mã hóa với khóa công khai (public key) trong chứng thư số của UBCKNNtrướckhigửiđếnUBCKNN.

II.QUYĐỊNH CỤTHỂ

1. Văn bản điện tử

1.1 Các văn bản, văn bản điện tử công ty chứng khoán phải gửi cho UBCKNNbaogồm:

-Báocáohoạtđộngtháng;

-Báocáoquý;

-Báocáo 06thángđầunăm;

-Báocáocuốinăm;

-Báocáo bất thường;

- Báocáo theo yêu cầu;

-Báocáochỉtiêu antoàn tài chính;

- Báocáo giao dịchlôlẻ,lôlớn;

- Báocáo giao dịchcủa cổđônglớn;

-Báocáo đóng mở tàikhoản của khách hàng;

-Báocáogiámsát tuân thủ;

-Báocáo nhanhvề thịtrường chứngkhoán;

-Cácbáocáokháctheoquyđịnhcủa UBCKNN.

1.2Cácvănbảnđiệntửđểgửi/nhậnđượctạodướidạngfile*.DOChoặc *.DOCX,*.XLShoặc *.XLSX.

1.3Vănbản,tàiliệuđểgửinếuthựchiệntrênnhiềufile,saukhikýsố phảiđểchungtrongmộtthưmụcvànénlạitheođịnhdạngfile*.rarhoặcfile *.ziptrướckhigửi.

1.4 Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy và ngược lại được thựchiệntheoĐiều7Nghịđịnhsố27/2007/NĐ-CPngày23tháng02năm2007 củaChính phủ quy địnhvề giao dịch điệntử trong hoạt động tài chính:

Khicầnthiết,chứngtừđiệntửcóthểchuyểnsangchứngtừgiấy,nhưng phảiđápứngđủcácđiềukiện sau:

-Phảnánhtoànvẹnnội dung của chứng từ điệntử;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy;

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Khi cần thiết, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử, nhưng phải đáp ứng đủ các điềukiện sau:

- Phảnánhtoànvẹn nộidungcủa chứngtừ giấy;

-Cókýhiệuriêngxácnhậnđãđượcchuyểntừchứngtừgiấysangchứng từđiện tử;

-Cóchữkývàhọtêncủangườithựchiệnchuyểntừchứngtừgiấysang chứngtừ điện tử.

2. Đặt tên file

Tênfileđiệntử đượcđặt theo định dạngsau:

Công ty>_oạitàiliệu>_Tóm tắt>

Cácmụctrongcặpdấuđượcviếtliền,khôngdấu,kýtựđầutiêncủa mỗi từ được viếtinhoa(VD:BaoCaoThang).

Trongđó:

Công ty> làmã côngty chứng khoán (VD: ACBS)

 (XemPhụlụcmãcôngtykèm theoQuyếtđịnh này)

Loạitàiliệu>được đặt ký hiệunhư sau:

+BC_ThangchoBáocáotháng

+BC_QuychoBáocáoquý

+BC_06ThangchoBáocáo06tháng đầu năm

+BC_NamchoBáocáonăm

+BC_BatThuongchoBáocáobấtthường

+BC_TheoYeuCauchoBáocáotheoyêucầu

+BC_ChiTieuATTCchoBáocáochỉtiêuantoàntàichính

+BC_GiaoDichLochoBáocáogiaodịchlôlẻ,lô lớn

+BC_GDCoDongLonchoBáocáogiaodịchcổ đông lớn

+BC_DongMoTKchoBáocáo đóngmở tài khoản

+BC_GiamSatchoBáocáogiámsáttuânthủ

+BC_NhanhTTCK choBáo cáo nhanhvề thịtrường

+HoSochoHồ sơ

+CongVanchoCông văn

Tómtắt>đượcđặt kýhiệunhưsau:

+Kỳbáocáonếulàbáocáo địnhkỳ, ghi bằngchữ vàsố(VD:10 (tháng10),III(quý3), 2011(năm2011))

+Cáctàiliệukhácghitómtắtnộidungcótínhgợinhớkhông quá20kýtự.

3. Yêucầulưu trữ,khaithácsửdụng vănbảnđiện tử

3.1Cácbênthamgiagiaodịchthực hiện:

-Bốtríđộingũnhânviênkỹthuậtđápứngđượccácyêucầuchuyênmôn về quảnlý,khaithácsử dụngchứngthư số.

-Trangbịđủmáytính,thiếtbịkỹthuật,bốtríđịađiểmlưutrữđểbảo quản,lưutrữvănbảnđiệntửvàphụcvụkhaithác,sửdụngvănbảnđiệntửlưu trữ theoquyđịnh.

- Xây dựngquytrìnhsao lưuvàphục hồidữ liệudự phòng.

3.2Lưutrữ vănbảnđiện tử:

-Vănbảnđiệntửphảiđượckiểmsoátvàđốichiếulạivớicáckhâuxửlý cóliênquanđểđảmbảosựchínhxác,khớpđúngvàđầyđủtrướckhiđưavào lưutrữ.

-Vănbảnđiệntửkhilưutrữphảilàdạngnguyênbản,khôngbịthayđổi sailệchtheoquyđịnhcủaphápluật.

-Vănbảnđiệntửphảiđượclưutrữcótổchức,khoahọcđảmbảocho việc tìm kiếm,tracứuđược dễ dàng và thuậntiện.

-Vănbảnđiệntửsaukhinhậnđượcphảithựchiệnsaolưuđịnhkỳsang cácthiếtbịlưutrữchuyêndụngnhưbăng,đĩatừvàphảiđượccấttrữtạinơi đảmbảovề antoàncháy nổkhi cósựcố xảyra.

3.3Khai thácsửdụngvănbảnđiệntử lưutrữ:

-Vănbảnđiệntửđanglưutrữđượcchuyểnđổithànhchứngtừgiấyđể phục vụchocôngtácchuyênmôncủacác đơn vị (nếuthấy cần thiết).

-Việckhaithácsửdụngvănbảnđiệntửdođơnvịlưutrữquyđịnhđảm bảophùhợp vớicácquyđịnhcủaphápluậthiện hành.

-Cácbênthamgiakhaithácsửdụngvănbảnđiệntửphảituânthủtheo quyđịnh dođơn vịquảnlývăn bảnđiệntử lưu trữ banhành.

4. Quytrìnhgửi,nhậnvàlưu trữ vănbảnđiện tử

4.1Cáccôngtychứngkhoánthực hiệnnhư sau:

Bước1:Tạolậpvănbảnđiệntửtheođúngđịnhdạngfilevàđặttênfile theohướngdẫntạiMục1và2, Phần II củaQuytrìnhnày.

Bước2:Sửdụngchứngthưsốđểkývănbản,kývàmãhóanộidungthư điện tử chứa file văn bản gửi đến UBCKNN qua đường thư điện tử (Email). Việckývàmãhóavănbảnđiệntử đượcthựchiệntheohướngdẫntạiKhoản2.5

Mục 2 Phần I của Quy trình này.

Bước 3: Gửi văn bản điện tử đến UBCKNN theo địa chỉ hòm thư:

VanThu@ssc.gov.vn.

Bước4:Kiểmtrahòmthưđiệntửcủacôngtyđểnhậnthôngđiệpphản hồi của UBCKNN, xác thực tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử UBCKNNđãnhậnđược.UBCKNNsẽgửiphảnhồichocôngtychứngkhoán trongthờihạn1/2ngàylàmviệckểtừkhinhậnđượcvănbảnđiệntửtừcôngty chứngkhoán.

Bước 5: Lưu trữ văn bản điện tử theo quy định tại Khoản 3.2, Mục 3, Phần IIcủaQuytrìnhnày.

4.2 Trường hợp hệ thống của công ty chứng khoán có sự cố dẫn đến khôngsửdụngđượcchứngthưsố,côngtythôngbáochobộphậnVănthưcủa UBCKNNbằngđiệnthoạihoặcthưđiệntửtheođịachỉVanThu@ssc.gov.vnvà gửibáocáobằngbảncứngcóđóngdấuđúngthờihạntheoquyđịnh.Thờigian gửibáocáođượctínhtheodấubưuđiện.Saukhisựcốđượckhắcphục,côngty chứng khoán gửilạibáocáobằngvănbản điệntử để UBCKNNlưu.

TrườnghợphệthốngEmailcủaUBCKNNgặp sựcố,UBCKNNthông báo cho các công ty chứng khoán thông qua cổng thông tin điện tử của UBCKNNvàđềnghịcáccôngtygửibáocáobằngbảncứngcóđóngdấu.Thời giangửibáocáođượctínhtheodấubưuđiện.Saukhisựcốđượckhắcphục, UBCKNNthôngbáobằngthưđiệntửđềnghịcáccôngtychứngkhoángửilại báo cáo bằngvănbản điệntử để UBCKNNlưu.

4.3Thờigiangửi/nhậnbáocáođiệntửđượccăncứtrênnhãnthờigian gửivànhậncủaemail.Trườnghợpcótranhchấpvềthờigiangửi/nhậnsẽyêu cầu nhà cung cấp dịch vụ CAcung cấp thời gian xác thựcchứng thư tại thời điểmgửi và nhậnemail.

5. Hỗtrợkỹthuật và giảiquyết khiếunại

-ĐơnvịcungcấpchứngthưsốcôngcộngphốihợpvớiCụcCôngnghệ thôngtinUBCKNNgiảiquyếtcácvướngmắcliênquanđếnviệcsửdụngchứng thư số.

-CụcCôngnghệthôngtinUBCKNNlàđơnvịchủtrìtriểnkhaiápdụng chứngthưsố, làm đầumối,hướngdẫnvàhỗtrợ kỹ thuậtchocácbênthamgia.

-Cácvấnđềkhiếunạikhicôngtychứngkhoánsửdụngchứngthưsốsẽ căncứtrênhợpđồngsửdụngdịchvụgiữacôngtychứngkhoánvànhàcung cấpdịchvụCAvàcácquyđịnhphápluậthiệnhành.Cácvấnđềliênquanđến gửi/nhậnvănbảnsẽ ápdụngnhư đốivới các văn bảngiấy.

III.TỔCHỨCTHỰC HIỆN

1.Phâncôngtráchnhiệm thựchiện

1.1. Cục Công nghệ thông tin UBCKNN:

-Chịutráchnhiệmquảnlýnhànướcvềápdụngchữkýsốtronglĩnhvực chứngkhoán;

-Làmđầumốigiảiquyếtcácvấnđềkỹthuậtphátsinhtrongquátrình triểnkhai;

-Phốihợpvớiđơnvịcungcấpchứngthưsốđàotạovàhỗtrợvềkỹthuật chocáccôngtychứngkhoán.

1.2.Côngtychứng khoán

-Đăngkýmột(01)địachỉhòmthưđiệntử(Email)vớiUBCKNNtheo đúngđịachỉ hòm thưđã đăngkýsử dụngchứng thưsốvớinhàcungcấpdịchvụ CA.

-Cótráchnhiệmtuânthủchếđộbáocáovềthờihạn,nộidungbáocáo theocácquyđịnhhiệnhànhvàhoàntoànchịutráchnhiệmtrướcphápluậtvề tính chính xác, đầyđủ, trung thựccủa nộidungbáocáo.

-Phâncôngngườisửdụngvàbảoquảnchứngthưsố.Khóabímật,các dữ liệutrongthiếtbị lưutrữ chứngthư sốđược bảoquảntheochế độ “Mật”.

-Trongtrườnghợppháthiệnhoặcnghingờchứngthưsố,khóabímật không còn an toàn cầnthôngbáongaycho đơnvịcungcấpchứng thưsố.

-CáccôngtychứngkhoáncăncứtheoQuytrìnhnàycótráchnhiệmxây dựngquyđịnhnộibộđểthựchiệngiaodịchđiệntửphùhợpvớicácquyđịnh củaLuậtgiaodịchđiệntửvàvănbảnphápluậtkhác.Trongđócầnquyđịnhrõ trách nhiệm củangườikhởi tạonộidungcácvănbản điệntử.

2.PhụlụcmãcôngtychứngkhoánkèmtheoQuyếtđịnhnàysẽđượccập nhậthàngnăm theo tình hình thực tế.

3.Việcthaythế,sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Chủ tịch UBCKNN quyết định./.

PHỤ LỤC

MÃCÔNGTYCHỨNGKHOÁN
(Kèm theo Quyết định số 480/QĐ-UBCK ngày 29 tháng 6 năm 2011 của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước)