Quyết định 42/2011/QĐ-UBND về Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

CăncứLuậtTổchứcHộiđồngnhândânvà Ủybannhândânngày26 tháng 11 năm2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08 tháng 4năm2004 của Chínhphủvề công tác vănthư;

CăncứThôngtưsố01/2011/TT-BNVngày19tháng01năm2011của BộNội vụ hướng dẫn thểthứcvàkỹthuật trìnhbàyvăn bảnhành chính;

Xét đềnghịcủa Giámđốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Điều 2.Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký. Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Quyết định số 32/2005/QĐ-UBND ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hết hiệu lực thi hành.

Điều 3.Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành, thị và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quyếtđịnhnàyquyđịnhvềthểthứcvàkỹthuậttrìnhbàyvănbảnhành chínhvàbảnsaovănbảnđượcápdụngđốivớivănbảncủacáccơquanhành chínhnhànước,tổchứcxãhội,tổchứcxãhội-nghềnghiệp,tổchứckinhtếvà đơn vịvũtrang nhândân trênđịabàn tỉnhTiền Giang.

Đối với các ngành như Kho bạc, Ngân hàng, Thuế, Tòa án, Kiểm sát, Thanhtra,Bảohiểm,Điệnlực,Thốngkê,Bưuđiện,Thihànhándânsự,Công an,Quânsựnếucóquyđịnhriêngvềthểthứcvàkỹthuậttrìnhbàyvănbản hành chính của ngành thì không áp dụng theo Quyđịnhnày.

Điều 2. Thể thức văn bản

Thể thứcvăn bản là tập hợp cácthành phần cấu thành văn bảnđểđảmbảo sựchính xác, giá trịpháp lý vàtrách nhiệmcủa cơquanban hành vănbảnđó.

1. Thể thức vănbản hành chínhbao gồmcác thànhphần sau:

a) Quốchiệu;

b) Tên cơ quan, tổchức banhànhvăn bản;

c) Số, ký hiệu của văn bản;

d)Địadanhvà ngày, tháng, nămban hànhvăn bản;

đ) Tênloạivà trích yếu nội dung củavănbản;

e) Nộidung vănbản;

g) Chứcvụ, họtên vàchữký của người cóthẩmquyền;

h) Dấu của cơ quan, tổchức;

k) Nơinhận.

2.Đối vớicông văn, ngoàicácthành phầnđược quyđịnh tại khoản1điều này,cóthểbổsungđịachỉcơquan,tổchức;địachỉthưđiệntử(E-mail);số điệnthoại,sốTelex,sốFax;địachỉTrangthôngtinđiệntử(Website)vàbiểu tượng (logo) của cơ quan, tổchức.

3. Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứngnhận,giấyủyquyền,giấymời,giấygiớithiệu,giấynghỉphép,giấyđi đường,giấybiênnhậnhồsơ,phiếugửi,phiếuchuyển,thưcôngkhôngbắtbuộc phảicótấtcảcácthànhphầnthểthứctrênvàcóthểbổsungđịachỉcơquan,tổ chức;địachỉthưđiệntử(E-mail);sốđiệnthoại,sốTelex,sốFax;địachỉTrang thôngtinđiện tử(Website) vàbiểutượng (logo) của cơ quan, tổchức.

Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản

KỹthuậttrìnhbàyvănbảnquyđịnhtạiQuyđịnhnàybaogồmkhổgiấy, kiểutrìnhbày,địnhlềtrangvănbản,vịtrítrìnhbàycácthànhphầnthểthức, phôngchữ,cỡ chữ, kiểuchữvàcácchi tiếttrình bàykhác,đượcápdụngđối với văn bảnđược soạn thảo trên máyvi tính sửdụng chương trình soạn thảo văn bản (nhưMicrosoftWordforWindows)vàinragiấy;cóthểápdụngđốivớivăn bảnđượcsoạnthảobằngcácphươngpháphayphươngtiệnkỹthuậtkháchoặc vănbảnđượclàmtrêngiấymẫuinsẵn;khôngápdụngđốivớivănbảnđượcin thành sách,intrên báo, tạp chívà cácloạiấn phẩmkhác.

Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản

Phôngchữsửdụngtrìnhbàyvănbảntrênmáyvitínhlàphôngchữtiếng Việt củabộmã ký tựUnicode theo Tiêu chuẩn Việt NamTCVN 6909:2001.

Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổgiấy

Văn bản hành chínhđược trìnhbàytrênkhổgiấyA4 (210mmx 297mm). Cácvănbảnnhưgiấygiớithiệu,giấybiênnhậnhồsơ,phiếugửi,phiếu chuyểnđượctrìnhbàytrênkhổgiấyA5(148mmx210mm)hoặctrêngiấymẫu insẵn (A5).

2. Kiểutrình bày

VănbảnhànhchínhđượctrìnhbàytheochiềudàicủatranggiấykhổA4 (định hướng bản in theo chiềudài)

Trườnghợpnộidungvănbảncócácbảng,biểunhưngkhôngđượclàm thànhcácphụ lụcriêngthìvănbảncóthểđượctrìnhbàytheochiềurộngcủa tranggiấy(định hướng bản intheo chiều rộng).

3. Định lề trang vănbản (đối vớikhổgiấyA4) Lề trên: cách mép trên 20mm;

Lề dưới: cách mép dưới 20mm; Lề trái: cách mép trái 30mm;

Lềphải:cáchmépphải20mm.

4. Vịtrí trình bàycác thành phần thể thức văn bản trên một trang giấykhổ

A4đượcthểhiệntheosơđồbốtrícácthànhphầnthểthứcvănbảnkèmtheo Quyếtđịnhnày(Phụ lục II).Vịtrítrìnhbàycácthànhphầnthểthứcvănbản trên một tranggiấykhổA5 được ápdụng tươngtựtheo sơđồ tại phụ lục trên.

Chương II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Điều 6. Quốc hiệu

1. Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦNGHĨA VIỆTNAM” và “Độc lập- Tự do - Hạnh phúc”.

2. Kỹthuậttrình bày

Quốchiệuđượctrình bàytạiô số1, chiếmkhoảng 1/2 trang giấytheo chiềungang, ở phía trên, bênphải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm;

Dòngthứhai:“Độclập-Tựdo-Hạnhphúc”đượctrìnhbàybằngchữ inthường,cỡchữtừ13đến14(nếudòngthứnhấtcỡchữ12,thìdòngthứhai cỡchữ13;nếudòngthứnhấtcỡchữ13thìdòngthứhaicỡchữ14),kiểuchữ đứng,đậm;đượcđặtcanhgiữadướidòngthứnhất;chữcáiđầucủacáccụmtừ đượcviếthoa,giữacáccụmtừcógạchnối,cócáchchữ;phíadướicóđườngkẻ ngang,nétliền,cóđộdàibằngđộdàicủadòngchữ(sửdụnglệnhDraw,không dùng lệnh Underline), cụthể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------------------------------

Hai dòng trênđượctrình bàycách nhaudòng đơn.

Điều 7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1. Thể thức

Đối vớiĐoànĐạibiểuQuốc hội tỉnh;Hộiđồngnhân dânvàỦybannhân dân các cấp khôngghi cơ quan chủquản.

Têncơquan,tổchứcbanhànhvănbảnbaogồmtêncủacơquan,tổchức chủquản trựctiếp (nếu có) vàtên của cơ quan, tổchứcbanhành vănbản.

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quyđịnh tại văn bản thành lập, quyđịnh chứcnăng, nhiệmvụ, quyềnhạnvàcơcấutổchứcbộmáy,phêchuẩn,cấpgiấyphéphoạtđộnghoặc côngnhậntưcách pháp nhân của cơquan,tổchức có thẩmquyền.

b)Đốivớicácsở,ban,ngành,cáccơquanchuyênmônthuộcUBNDtỉnh có cơ quan chủquản cấp trên trực tiếp thì tên của cơ quan,tổchức chủquản trực tiếp có thểviết tắtnhững cụmtừthôngdụngnhư Ủyban nhândân (UBND).

2. Kỹthuậttrình bày

Têncơquan,tổchứcbanhànhvănbảnđượctrìnhbàytạiôsố2;chiếm khoảng 1/2tranggiấy theo chiềungang,ởphíatrên, bên trái.

Têncơquan,tổchứcchủquảntrựctiếpđượctrìnhbàybằngchữinhoa, cùng cỡ chữnhưcỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

Vídụ:

UBND TỈNH TIỀN GIANG
TRUNG TÂM XÚC TIẾNĐẦU TƯ -
THƯƠNG MẠI - DU LỊCH
----------------

Các dòng chữtrênđược trình bàycách nhau dòngđơn.

Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản

1. Thể thức

a)Sốcủa văn bản là sốthứtựđăng ký vănbảntại vănthưcủacơquan,tổ chức.SốcủavănbảnđượcghibằngchữsốẢ-rập,bắtđầutừsố01vàongày đầu nămvà kếtthúcvào ngày31 tháng12 hàngnăm.

b) Kýhiệu của vănbản

-Kýhiệucủavăn bảnhànhchínhcó tên loại bao gồm chữviết tắt tênloại vănbảntheobảngchữviếttắttênloạivănbảnvàbảnsaokèmtheoQuyếtđịnh này(Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơquan, tổchức banhànhvăn bản.

Số:…./Tên loạivănbản-Tên cơ quan banhànhvăn bản

Vídụ:Báocáosố20củaUBNDtỉnhTiềnGiangbanhànhđượcghinhư sau: Số:20/BC-UBND

Quyếtđịnhsố30củaSởKếhoạchvàĐầutưbanhànhđượcghinhưsau: Số:30/QĐ-KH&ĐT

- Ký hiệu của côngvăn baogồmchữviết tắttên cơquan,tổchứcban hành côngvăn và chữviết tắttênđơn vịsoạn thảo công vănđó.

Số:…./Cơquanbanhành-Đơnvịsoạnthảo

Ví dụ: Côngvănsố130 của UBND tỉnh do Phòng Nghiên cứuTổng hợp soạnthảođược ghi nhưsau: Số:130/UBND-TH

Công văn số215của SởNội vụdoVăn phòngSở soạn thảođượcghinhư sau: Số:215/SNV-VP

-TrườnghợpcácHộiđồng,cácBantưvấncủacơquanđượcsửdụng condấucủacơquanđểbanhànhvănbảnvàHộiđồng,Banđượcghilà“cơ quan”ban hành vănbản thì phảilấysốcủaHộiđồng, Ban.

Ví dụ: Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Sở Nội vụ được ghi nhưsau: Số: 01/QĐ-HĐTTCC

-ViệcghikýhiệucôngvăndoUBNDcấphuyện,cấpxãbanhànhbao gồmchữviếttắttêncơquan,tổchứcbanhànhcôngvănvàchữviếttắttênlĩnh vực(Kinhtế,Ytế,Tàichính-Kếhoạch,TàinguyênvàMôitrường,Nộivụ, LaođộngThươngbinhvàxãhội,…đượcquyđịnhtạiMục2,Mục3,Chương IV,LuậtTổchứcHộiđồngnhândânvàỦybannhândânnăm2003)đượcgiải quyếttrongcôngvăn.Chữviếttắttêncơquan,tổchứcvàcácđơnvịtrongmỗi cơ quan, tổchức hoặclĩnh vựcđối với UBND cấp huyện, xã docơ quan, tổchức quyđịnh cụthểđảmbảo ngắn gọn,dễ hiểu.

Vídụ:Công vănsố12củaUBNDthànhphốMỹTho banhành giải quyết về lĩnhvực kinh tế được ghinhưsau: Số:12/UBND-KT

2. Kỹthuậttrình bày

Số, ký hiệu của văn bảnđượctrình bàytại ô số3,được đặt canh giữa dưới têncơ quan, tổchứcban hành văn bản.

Từ“Số”đượctrìnhbàybằngchữinthường,kýhiệubằngchữinhoa,cỡ chữ13,kiểuchữđứng,sautừ“Số”códấuhaichấm,vớinhữngsốnhỏhơn10 phải ghi thêmsố0 phía trước,giữa sốvàký hiệuvăn bản códấu gạch chéo, giữa các nhómchữviết tắt trong ký hiệu vănbản códấu gạchnối, không cách chữ.

Ví dụ:

Số:19/SNV-VP (Công văn của Sở Nộivụdo Văn phòng Sởsoạn thảo). Số:23/BC-SKH&CN (Báo cáo của Sở Khoa họcvà Công nghệ).

Điều 9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1. Thể thức

a)Địadanhghitrênvănbảnlàtêngọichínhthứccủađơnvịhànhchính nơi cơ quan, tổchức đóng trụsở.

-Địadanhghitrênvănbảncủacáccơquan,tổchứccấptỉnhlàtêncủatỉnh.

Ví dụ:

Văn bản của UBND tỉnh; các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc sở, ngành do UBND tỉnh Tiền Giang ký quyết định thành lập thì ghi địa danh là Tiền Giang,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang thì ghi địa danh là Tiền Giang,

Ví dụ:

VănbảncủaKiểmtoánnhànướckhuvựcIXlàcơquantrungươngđóng trênđịa bàntỉnh Tiền Giang thìghiđịadanh làTiền Giang,

-Địadanhghitrênvănbảncủacáccơquan,tổchứccấphuyện,thành phố, thịxãlà tên củahuyện, thànhphố, thịxã đó.

Ví dụ:

Vănbản của UBNDthànhphốMỹThovà cácphòng, ban thuộc thành phốMỹTho thìghi địa danh làMỹ Tho,

VănbảncủaUBNDhuyệnCaiLậyvàcácphòng,banthuộchuyệnCai Lậy thìghiđịadanhlàCai Lậy,

-ĐịadanhghitrênvănbảncủaHộiđồngnhândân,Ủybannhândânvà của các tổchức cấpxã là tên củaxã, phường,thịtrấnđó.

Ví dụ:

Văn bản của UBND phường 4, thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là Phường 4,

Văn bản của UBND xã Nhị Bình, huyện Châu Thành thì ghi địa danh là Nhị Bình,

- Đối với các thị trấn có tên trùng với tên của huyện thì địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức thuộc thị trấn ghi thêm hai chữ thị trấn (TT.)

Ví dụ:

VănbảncủaUBNDthịtrấnChợGạo(huyệnChợGạo)banhànhthìghi địadanhlàTT. Chợ Gạo,

b) Ngày, tháng,nămban hành văn bản

Ngày,tháng,nămbanhànhvănbảnlàngày,tháng,nămvănbảnđượcký và banhành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các chỉ số ngày,tháng,nămdùngchữsốẢ-rập,đốivớinhữngsốchỉngàynhỏhơn10và tháng 1,2 phải ghithêmsố0phía trước.

Ví dụ:Tiền Giang, ngày 05 tháng 02 năm 2011

2. Kỹthuậttrình bày

Địadanhvàngày,tháng,nămbanhànhvănbảnđượctrìnhbàytrêncùng mộtdòngvớisố,kýhiệuvănbản,tạiôsố4,bằngchữinthường,cỡchữ13, kiểuchữnghiêng,cácchữcáiđầucủađịadanhphảiviếthoa,sauđịadanhcó dấu phẩy,địa danh vàngày, tháng,nămđược đặt canhgiữadưới Quốchiệu.

Vídụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------------------------------

Tiền Giang, ngày 22 tháng 02 năm 2011

Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

1. Thể thức

Tên loại vănbản làtêncủa từngloạivăn bảndo cơquan,tổ chức ban hành. Khi banhànhvăn bảnđều phải ghitên loại, trừcông văn.

Tríchyếunộidungcủavănbảnlàmộtcâungắngọnhoặcmộtcụmtừ, phản ánh khái quátnộidung chủyếu củavăn bản.

2. Kỹthuậttrình bày

Tênloạivàtríchyếunộidungvănbảncủacácvănbảncóghitênloại được trìnhbàytại ôsố5a.

Tênloạivănbản(nghịquyết,quyếtđịnh,chỉthị,thôngbáo,báocáo,kế hoạch,tờtrìnhvàcácloạivănbảnkháccótênloại)đượcđặtcanhgiữabằng chữin hoa, cỡ chữ14, kiểu chữđứng,đậm.

Tríchyếunộidungvănbảncótênloạiđượcđặtcanhgiữa,ngaydướitên loạivănbảnbằngchữinthường,cỡchữ14,kiểuchữđứng,đậm;bêndướitrích yếucóđườngkẻngang,nétliềncóđộdàibằng1/2độdàicủadòngchữvàđặt cânđối so vớidòng chữ.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

----------------

Tríchyếunộidungcôngvănđượctrìnhbàytạiôsố5b,sauchữ“V/v” bằng chữin thường, cỡ chữ13, kiểu chữđứng,được đặt canh giữa dưới sốvà ký hiệuvănbản, cách dòng6ptvớisốvàkýhiệu vănbản.

Ví dụ:

Điều 11. Nội dung văn bản

1. Thể thức

a) Nộidung vănbảnlà thành phần chủyếu củavănbản.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh). Ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”, trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo (Phụ lục VI) kèm theo Quyết định này.

b) Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

2. Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1.27 cm

(1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

a) Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Chương I

QUYĐỊNH CHUNG

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,canhgiữa,bằngchữinthường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Ví dụ:

Mục 1

CÔNG TÁC VĂN THƯ

-Điều:Từ“Điều”,sốthứtựvàtiêuđềcủađiềuđượctrìnhbàybằngchữ in thường, cách lề trái 1 default tab, sốthứtựcủa điều dùng chữsốẢ-rập, sau số thứtựcó dấu chấm; cỡ chữ14, kiểu chữđứng,đậm.

Ví dụ:Điều 1.

-Khoản:SốthứtựcáckhoảntrongmỗimụcdùngchữsốẢ-rập,sausố thứtựcódấuchấm,cỡchữ14,kiểuchữđứng;nếukhoảncótiêuđề,sốthứtự và tiêuđềcủa khoảnđược trình bàytrên một dòng riêng, bằng chữin thường, cỡ chữ14, kiểu chữđứng.

Ví dụ:1. …

- Điểm: Thứ tự cácđiểmtrong mỗi khoản dùng các chữcái tiếng Việt theo thứtựabc,sau có dấuđóng ngoặc đơn, bằng chữin thường, cỡ chữ14, kiểu chữđứng.

Ví dụ: a) …

b) Trường hợp nộidung văn bảnđược phân chia thành các phần, mục, khoản, điểmthì trìnhbàynhưsau:

- Phần: Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1.Thểthức

Chức vụ, họ, tên,chữký củangườikýthể hiện tínhpháplý và người chịu tráchnhiệmvềnộidungvănbản,ngườikýphảiđúngthẩmquyền.Khikývăn bản không dùngbút chì,khôngdùng mựcđỏ hoặc cácthứmực dễ phai.

a) Việc ghi quyền hạn của ngườikýđượcthựchiệnnhưsau:

-Trườnghợpkýthay mặttậpthểthìphảighichữviếttắt“TM.”(thay mặt) vào trướctên tập thể lãnhđạohoặc tên cơquan, tổchức;

Ví dụ:

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦTỊCH

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

Trườnghợpcấpphóđượcgiaophụtráchthìthựchiệnnhưcấpphóký thaycấp trưởng.

-Trườnghợpkýthừalệnhthìphảighichữviếttắt“TL.”(thừalệnh)vào trước chức vụcủa ngườiđứng đầu cơ quan, tổchức.

-Trườnghợpkýthừaủyquyềnthìphảighichữviếttắt“TUQ.”(thừaủy quyền)vàotrước chức vụcủangườiđứngđầu cơ quan, tổchức.

Ví dụ:

TUQ. GIÁMĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ CÔNG CHỨC

b) Chứcvụcủa người ký

Chứcvụghitrênvănbảnlàchứcvụlãnhđạochínhthứccủangườiký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ nhưChủ tịch, Phó chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám Đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v.. không ghi nhữngchứcvụmànhànướckhôngquyđịnhnhưcấpphóthườngtrực,cấpphó phụtrách, v.v… khôngghi lạitêncơ quan,tổchức trừcác văn bảnliên tịch,văn bản do hai haynhiềucơ quan, tổchứcban hành.

Chứcdanhghitrênvănbảndocáctổchứctưvấn(khôngthuộccơcấutổ chức của cơ quan được quyđịnh trong quyếtđịnh thànhlập; quyếtđịnh quyđịnh chứcnăng,nhiệmvụ,cơcấutổchứccủacơquan)banhànhlàchứcdanhlãnh đạocủangườikývănbảntrongBanhoặcHộiđồng.Đốivớinhững Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc hội đồng không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Đối với những Ban, Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.

c) Họtên bao gồmhọ, tênđệm(nếu có) và tên của người ký văn bản.Đối vớivănbảnquyphạmphápluậtvàvănbảnhànhchính,trướchọtêncủangười ký,khôngghihọchàm,họcvịvàcácdanhhiệuvinhdựkhác.Đốivớivănbản của các tổchức sựnghiệp giáodục,y tế, khoahọchoặclựclượngvũtrangđược ghi thêmhọc hàm, học vị,quânhàm.

2. Kỹthuậttrình bày

Quyền hạn, chức vụcủa người ký đượctrình bàytại ô số7a, chức vụkhác củangườikýđượctrìnhbàytạiôsố7b,cácchữviếttắtquyềnhạnnhư:“TM.”, “KT.”,“TL.”,“TUQ.”vàchức vụcủa ngườikýđượctrìnhbày bằngchữinhoa, cỡ chữ14, kiểu chữđứng,đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b, bằng chữ in thường,cỡchữ14,kiểuchữđứng,đậm,đượcđặtcanhgiữasovớiquyềnhạn, chức vụcủa người ký.

Chữký của ngườicóthẩmquyềnđượctrình bàytạiô số7c.

Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Sau khi người có thẩm quyền ký, văn bản ban hành phải được đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý. Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩmquyền, khôngđượcđóng dấukhống chỉ.

Dấu của cơ quan, tổchức đượctrình bàytại ôsố8

Điều 14. Nơi nhận

1. Thể thức

Nơinhậnxácđịnhnhữngcơquan,tổchức,đơnvịvàcánhânnhậnvăn bảnvớimụcđíchvàtráchnhiệmcụthểnhưđểkiểmtra,giámsát;đểxemxét, giảiquyết; đểthi hành;đểbáo cáo;đểtraođổi công việc;đểbiết vàđểlưu.

Nơinhậnphảiđượcxácđịnhcụthểtrongvănbản.Căncứquyđịnhcủa phápluật;căncứchứcnăng,nhiệmvụ,quyềnhạncủacơquan,tổchứcvàquan hệcôngtác;căncứyêucầugiảiquyếtcôngviệc,đơnvịhoặccánhânsoạnthảo hoặcchủtrìsoạnthảocótráchnhiệmđềxuấtnhữngcơquan,tổchức,đơnvịvà cá nhânnhậnvăn bản trìnhngườikývăn bản quyếtđịnh.

Đốivớivăn bảnchỉgửichomộtsốđốitượngcụthể thìphảighitên từng cơquan,tổchức,cánhânnhậnvănbản;đốivớivănbảnđượcgửichomộthoặc một sốnhómđốitượngnhấtđịnh thìnơi nhậnđượcghi chung.

Ví dụ:

- Các sở,ban, ngành tỉnh;

- Ủyban nhân dân các huyện, thành,thị.

Đốivớinhữngvănbảncóghitênloại,nơinhậnbaogồmtừ“Nơinhận” và phần liệt kê các cơquan, tổchức,đơn vịvà cá nhân nhậnvănbản.

Đối với côngvăn hành chính, nơinhậnbao gồmhai phần:

-Phần thứnhất bao gồm từ“Kính gửi”, sauđólàtên các cơ quan,tổchức hoặc đơnvị, cánhântrực tiếp giảiquyết côngviệc;

-Phầnthứhaibaogồm từ“Nơinhận”,phíadướilàtừ“Nhưtrên”,tiếptheo làtêncáccơquan,tổchức,đơnvịvàcánhâncóliênquankhácnhậnvănbản.

2. Kỹthuậttrìnhbày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

a)Phầnnơinhậntạiôsố9a(ápdụngđốivớicôngvănhànhchính)trình bàynhưsau:

-Từ“Kínhgửi”vàtêncáccơquan,tổchứchoặccánhânnhậnvănbản được trìnhbàybằng chữin thường, cỡ chữ14,kiểu chữđứng.

-Sautừ“Kínhgửi”códấuhaichấm,nếucôngvănchỉgửichomộtcơ quan,tổchứchoặcmộtcánhânthìtừ“Kínhgửi”vàtêncơquan,tổchức,cá nhânđượctrìnhbàytrêncùngmộtdòng;trườnghợpcôngvăngửichohaihay nhiều cơ quan,tổchức hoặc cá nhântrởlên thì tên mỗi cơquan, tổ chức, cá nhânđượctrìnhbàytrênmộtdòngriêng,đầudòngcó gạchđầu dòng,cuối dòng códấuchấmphẩy,cuốidòngcuốicùngcódấuchấm,cácgạchđầudòngđược trình bàythẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Ví dụ 1: Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh Tiền Giang

Ví dụ 2: Kính gửi:

- Các Sở, ban, ngành tỉnh;

- Phòng Nộivụcáchuyện, thành, thị;

- UBND các xã, phường, thịtrấn.

b)Phầnnơinhậntạiôsố9b(ápdụngchungđốivớicôngvănhànhchính và cácloạivăn bản khác)được trìnhbàynhưsau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòngchữquyềnhạn,chứcvụcủangườiký)vàsátlềtrái;phíasaucódấuhai chấm, viếtbằng chữin thường, cỡ chữ12,kiểu chữnghiêng,đậm;

-Phầnliệtkêcáccơquan,tổchức,đơnvịvàcánhânnhậnvănbảnđược trìnhbàytrênmộtdòngriêngbằngchữinthường,cỡchữ11,kiểuchữđứng, đầudòngcó gạchđầudòng,sátlềtrái;cuốidòngcódấuchấmphẩy;riêngdòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm; tiếp theo là chữ viết tắt “VT”(vănthư),dấu phẩy,chữviếttắt tênđơnvịhaybộphậnsoạnthảovăn bản và cuối cùng làdấu chấm.

Ví dụ:

Nơi nhận:
-Các Sở, ban, ngành tỉnh;
-CT và các PCT UBND tỉnh;
-Lưu: VT, NC.

Điều 15. Các thành phần thể thức khác

1. Thể thức

a) Dấu chỉmức độmật

Việcxácđịnhvàđóngdấuđộmật(tuyệtmật,tốimậthoặcmật),dấuthu hồiđốivớivănbảncónộidungbímậtnhànướcđượcthựchiệntheoquyđịnh tạiĐiều5, 6,7, 8 củaPháplệnh Bảovệbímật nhànướcnăm2000.

b) Dấu chỉmức độkhẩn

Tùytheomứcđộcầnđượcchuyểnphátnhanh,vănbảnđượcxácđịnhđộ khẩn(khẩn,thượngkhẩn,hỏatốc,hỏatốchẹngiờ).Khisoạnthảovănbảncó tínhchất khẩn, đơnvịhoặc cá nhân soạn thảo vănbảnđềxuất mức độ khẩn trình người kývănbản quyếtđịnh.

c)Đốivớinhữngvănbảncóphạmvi,đốitượngđượcphổbiến,sửdụng hạnchế,sửdụngcácchỉdẫnvềphạmvilưuhànhnhư“TRẢLẠISAUKHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢLẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề, văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằngchữsốLa Mã.

g) Vănbản cóhai trangtrởlênthìphảiđánhsốtrang bằng chữsốẢ-rập.

2. Kỹthuậttrình bày

a) Dấu chỉmức độmật

Dấuđộmậtcó bamứcđộmậtxếp theothứ tựtăngdần:“Mật”,“Tốimật” và“Tuyệtmật”vàđượckhắcsẵn.Dấuđượctrìnhbàybằngchữinhoa,cỡchữ 14, kiểu chữđứng, đậmvà được đặt cân đối trong khung hình chữnhật viền đơn. Dấuđộ mậtđược đóng vàoô số10, dấu thu hồiđượcđóng vào ô số11.

b) Dấu chỉmức độkhẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm; 40mm x 8mm; 20mm x 8mm trên đó các chữ “KHẨN”, “THƯỢNGKHẨN”,“HỎATỐC”và“HỎATỐCHẸNGIỜ”trìnhbàybằng chữinhoa,cỡchữ14,kiểuchữđứng,đậmvàđặtcânđốitrongkhunghìnhchữ nhậtviềnđơn.Dấuđộkhẩnđượcđóngvàoôsố10b.Mựcđểđóngdấuđộkhẩn dùngmàuđỏtươi.

c) Các chỉdẫnvềphạmvi lưuhành

Cácchỉdẫnvềphạmvilưuhànhtrìnhbàytạiôsố11,cáccụmtừ“TRẢ LẠISAUKHIHỌP(HỘINGHỊ)”,“XEMXONGTRẢLẠI”,“LƯUHÀNH NỘIBỘ”trìnhbàycân đốitrongkhunghìnhchữnhậtviềnđơn,bằngchữin hoa, cỡ chữ14,kiểuchữđứng,đậm.

d)Địachỉcơquan,tổchức;địachỉthưđiệntử(E-Mail);sốđiệnthoại,số Telex,sốFax;địa chỉTrangthôngtinđiệntử(Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

e) Phụ lục vănbản

Phụ lụcvănbảnđượctrìnhbàytrêncáctrangriêng;từ“Phụ lục”vàsố thứtựcủaphụ lụcđượctrìnhbàythànhmộtdòngriêng,canhgiữa,bằngchữin thường,cỡchữ14,kiểuchữđứng,đậm;tênphụ lụcđượctrìnhbàycanhgiữa, bằng chữin hoa, cỡ chữ14, kiểu chữđứng,đậm.