Quyết định 575/QĐ-UBND năm 2020 về phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết các thủ tục hành chính lĩnh vực ngoại vụ do tỉnh Kon Tum ban hành

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KON TUM
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 575/QĐ-UBND

Kon Tum, ngày 05 tháng 8 năm 2020

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Cục Kiểm soát TTHC, VPCP;
- Sở Ngoại vụ;
- Văn phòng UBND tỉnh;
- Trung tâm PVHCC tỉnh;
- Viễn thông Kon Tum;
- Lưu: VT,TTHCC.LTLH.

CHỦ TỊCH




Nguyễn Văn Hòa

STT

Tên thủ tục hành chính

I

Lĩnh vực Lãnh sự

1

Xét, cho phép sử dụng thẻ ABTC của Doanh nhân APEC

II

Lĩnh vực Đối ngoại

2

Đề nghị cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Trình tự các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm thực hiện

Thời gian thực hiện (ngày/ ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1:

- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.

- Quét (scan), nhập dữ liệu trên phần mềm một cửa điện tử của đơn vị tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

Công chức, viên chức của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

Trong giờ hành chính

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/ Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/ Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước 2:

Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh duyệt hồ sơ và chuyển chuyên viên xử lý.

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - người Việt Nam ở nước ngoài

0,25 ngày/ ngày làm việc

Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước 3:

- Chuyên viên kiểm tra hồ sơ: + Nếu hồ sơ cần bổ sung, chuyên viên báo lãnh đạo phòng và dự thảo văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ (không tính vào thời gian giải quyết hồ sơ). + Nếu hồ sơ đầy đủ, chuyên viên soạn thảo văn bản lấy ý kiến các cơ quan liên quan.

- Theo dõi, tổng hợp ý kiến các cơ quan liên quan. Trong thời gian tối đa là 05 ngày làm việc, nếu các đơn vị không có ý kiến thì xem như thống nhất với nội dung hồ sơ (theo Điều 5 Quyết định số 43/2010/QĐ-UBND ngày 13/12/2010 quy định việc xét, cho phép sử dụng thẻ đi lại của doanh nhân APEC).

Chuyên viên Phòng Lãnh sự - người Việt Nam ở nước ngoài

4,5 ngày/ ngày làm việc

- Văn bản yêu cầu bổ sung (nếu có)

- Văn bản lấy ý kiến các ngành Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước4:

Trình lãnh đạo phòng xem xét, cho ý kiến

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - người Việt Nam ở nước ngoài

0,5 ngày/ ngày làm việc

Tờ trình, Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép, Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước5

Tình Lãnh đạo Sở duyệt ký văn bản tổng hợp ý kiến, trình UBND tỉnh quyết định.

Lãnh đạo sở

0,5 ngày/ ngày làm việc

Tờ trình, Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép, Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước6

Vào sổ văn bản, chuyển hồ sơ ra Trung tâm PCHHC tỉnh

Văn thư đơn vị

0,25 ngày/ ngày làm việc

Tờ trình, Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép, Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước7

7.1. Tiếp nhận hồ sơ:

- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu chưa đảm bảo theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cơ quan trình duyệt bổ sung, điều chỉnh kịp thời.

Bộ Phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng UBND tỉnh - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

0,25 ngày/ ngày làm việc

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/ Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/ Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.2. Chuyển hồ sơ: Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo phòng Nội chính

0,5 ngày/ ngày làm việc

Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơcủa TTHC)

7.3. Xử lý hồ sơ:

- Kiểm tra nội dung hồ sơ; Nghiên cứu, đề xuất phương án xử lý, dự thảo kết quả thủ tục hành chính.

- Báo cáo bằng phiếu trình cho Lãnh đạo phòng.

Chuyên viên phòng Nội chính

02 ngày/ ngày làm việc

Dự thảo Quyết định hoặc văn bản từ chối. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.4. Lãnh đạo phòng xem xét hồ sơ:

- Nếu Lãnh đạo phòng thống nhất thì chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Văn phòng xem xét, thẩm tra

- Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại cho chuyên viên thụ lý

Lãnh đạo phòng Nội chính

0,5 ngày/ ngày làm việc

Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.5. Lãnh đạo Văn phòng xem xét hồ sơ:

- Nếu Lãnh đạo Văn phòng thống nhất nội dung hồ sơ, trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, phê duyệt;

- Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại phòng chuyên môn thụ lý dự thảo văn bản trả lời cơ quan trình duyệt (nếu thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Văn phòng) hoặc trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét ký duyệt, đảm bảo ban hành văn bản đúng thời hạn hẹn trả.

Lãnh đạo Văn phòng

01 ngày/ ngày làm việc

Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.6. Lãnh đạo UBND tỉnhxem xét:

- Nếu Lãnh đạo UBND tỉnh không ký duyệt hoặc có ý kiến khác thì chuyên viên thụ lý dự thảo văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo trình Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt.

- Nếu đồng ý, Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt hồ sơ

Lãnh đạo UBND tỉnh

01 ngày/ ngày làm việc

Văn bản cho phép hoặc không cho phép.

7.7. Chuyển kết quả và lưu trữ hồ sơ:

- Chuyển bộ phận Văn thư lấy số văn bản và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Văn thư UBND tỉnh

0,25 ngày/ ngày làm việc

Văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ

- Chuyển kết quả cho "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

7.8. Trả kết quả: Tổ chức nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công

Bộ Phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng UBND tỉnh - Trung tâm Phục vụ hành chính công

Văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ

Trường hợp đến thời hạn trả kết quả nhưng chưa giải quyết xong hồ sơ thì chuyên viên phòng Nội chính được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc văn bản xin lỗi đến tổ chức, cá nhân (chuyển cho cán bộ của đơn vị làm việc tại Trung tâm/bộ phận tiếp nhận), trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả (thời gian hẹn lại thực hiện không quá một lần). (Trường hợp lỗi chậm trễ thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị nào thì đơn vị đó viết Phiếu xin lỗi)

Chuyên viên phòng Nội chính

Văn bản xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ

Bước8:

Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân và thu lệ phí theo quy định (nếu có).

Công chức tiếp nhận hồ sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

Trong giờ hành chính

Văn bản cho phép hoặc không cho phép

Tổng thời gian giải quyết TTHC:

12 ngày/ ngày làm việc

Trình tự các bước thực hiện

Nội dung công việc

Trách nhiệm thực hiện

Thời gian thực hiện (ngày/ ngày làm việc)

Kết quả/sản phẩm

Bước 1:

- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.

- Quét (scan), nhập dữ liệu trên phần mềm một cửa điện tử của đơn vị tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

Công chức, viên chức của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh/

Trong giờ hành chính

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/ Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/ Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước 2

Tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh duyệt hồ sơ và chuyển chuyên viên xử lý.

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - người Việt Nam ở nước ngoài

0,5 ngày/ ngày làm việc

Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước 3

- Chuyên viên kiểm tra hồ sơ: + Nếu hồ sơ cần bổ sung, chuyên viên báo lãnh đạo phòng và dự thảo văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ (không tính vào thời gian giải quyết hồ sơ). + Nếu hồ sơ đầy đủ, chuyên viên soạn thảo văn bản trình lãnh đạo phòng xem xét, tham mưu lãnh đạo sở.

Chuyên viên Phòng Lãnh sự - người Việt Nam ở nước ngoài

04 ngày/ ngày làm việc

- Văn bản yêu cầu bổ sung (nếu có)

- Tờ trình, Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước 4

Trình lãnh đạo phòng xem xét, tham mưu lãnh đạo sở

Lãnh đạo phòng Phòng Lãnh sự - người Việt Nam ở nước ngoài

02 ngày/ ngày làm việc

- Tờ trình, Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước5:

Lãnh đạo Sở duyệt ký văn bản trình UBND tỉnh quyết định

Lãnh đạo sở

02 ngày/ ngày làm việc

- Tờ trình, Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước6

Vào sổ văn bản, chuyển hồ sơ ra Trung tâm PCHHC tỉnh

Văn thư đơn vị

0,5 ngày/ ngày làm việc

Tờ trình, Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép, Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

Bước7

7.1. Tiếp nhận hồ sơ:

- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu chưa đảm bảo theo quy định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cơ quan trình duyệt bổ sung, điều chỉnh kịp thời.

Bộ Phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng UBND tỉnh - Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

0,5 ngày/ ngày làm việc

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/ Phiếu yêu cầu bổ sung hoàn thiện hồ sơ/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ/ Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.2. Chuyển hồ sơ: Phân công xử lý

Lãnh đạo phòng Nội chính

0,5 ngày/ ngày làm việc

Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.3. Xử lý hồ sơ:

- Kiểm tra nội dung hồ sơ; Nghiên cứu, đề xuất phương án xử lý, dự thảo kết quả thủ tục hành chính.

- Báo cáo bằng phiếu trình cho Lãnh đạo phòng.

Chuyên viên phòng Nội chính

03 ngày/ ngày làm việc

Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.4. Lãnh đạo phòng xem xét hồ sơ:

- Nếu Lãnh đạo phòng thống nhất thì chuyển hồ sơ cho

Lãnh đạo phòng Nội chính

02 ngày/ ngày làm việc

Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát

Lãnh đạo Văn phòng xem xét, thẩm tra

- Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại cho chuyên viên thụ lý

quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.5. Lãnh đạo Văn phòng xem xét hồ sơ:

- Nếu Lãnh đạo Văn phòng thống nhất nội dung hồ sơ, trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét, phê duyệt;

- Nếu không thống nhất thì có ý kiến chỉ đạo, chuyển lại phòng chuyên môn thụ lý dự thảo văn bản trả lời cơ quan trình duyệt (nếu thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Văn phòng) hoặc trình Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét ký duyệt, đảm bảo ban hành văn bản đúng thời hạn hẹn trả.

Lãnh đạo Văn phòng UBND

02 ngày/ ngày làm việc

Dự thảo văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ (kèm theo toàn bộ hồ sơ của TTHC)

7.6. Lãnh đạo UBND tỉnhxem xét:

- Nếu Lãnh đạo UBND tỉnh không ký duyệt hoặc có ý kiến khác thì chuyên viên thụ lý dự thảo văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo trình Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt.

- Nếu đồng ý, Lãnh đạo UBND tỉnh ký duyệt hồ sơ

Lãnh đạo UBND tỉnh

02 ngày/ ngày làm việc

Văn bản cho phép hoặc không cho phép.

7.7. Chuyển kết quả và lưu trữ hồ sơ:

- Chuyển bộ phận Văn thư lấy số văn bản và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Chuyển kết quả cho "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Văn thư UBND

0,5 ngày/ ngày làm việc

Văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ

7.8. Giao trả kết quả: "Bộ Phận tiếp nhận và trả kết quả" giao kết quả xử lý cho cơ quan trình duyệt theo đúng phiếu tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Bộ Phận tiếp nhận và trả kết quả của Văn phòng UBND tỉnh - Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,5 ngày/ ngày làm việc

Văn bản cho phép hoặc không cho phép. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ

Trường hợp đến thời hạn trả kết quả nhưng chưa giải quyết xong hồ sơ thì công chức phòng chuyên môn được giao xử lý có trách nhiệm gửi thông báo hoặc văn bản xin lỗi đến tổ chức, cá nhân (chuyển cho cán bộ của đơn vị làm việc tại Trung tâm/bộ phận tiếp nhận), trong đó nêu rõ lý do quá hạn và hẹn lại ngày trả kết quả (thời gian hẹn lại thực hiện không quámột lần). (Trường hợp lỗi chậm trễ thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị nào thì đơn vị đó viết Phiếu xin lỗi)

Công chức phòng chuyên môn được giao xử lý

Văn bản xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả. Phiếu kiểm soát quy trình giải quyết hồ sơ

Bước8:

Trả kết quả cho tổ chức, cá nhân và thu lệ phí theo quy định (nếu có).

Công chức tiếp nhận hồ sơ của đơn vị làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

Trong giờ hành chính

Văn bản cho phép hoặc không cho phép

Tổng thời gian giải quyết TTHC:

20 ngày/ngày làmviệc