Chỉ thị 04/CT-UBND năm 2025 tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận 127-KL/TW do tỉnh Lâm Đồng ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ THEO KẾT LUẬN SỐ 127-KL/TW NGÀY 28/02/2025 CỦA BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ

Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kế hoạch số 156-KH/TU ngày 25/3/2025 của Tỉnh ủy về sắp xếp tổ chức bộ máy, đơn vị hành chính cấp xã trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng; chỉ đạo của Bộ Nội vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Nhằm bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý thống nhất, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng;

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Giám đốc/Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã khẩn trương chỉ đạo thực hiện các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy chính quyền địa phương như sau:

1. Quán triệt, triển khai thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, địa phương, đơn vị thực hiện sắp xếp, sáp nhập, tổ chức lại phải được thống kê, đóng gói, quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; trong đó, thống kê đầy đủ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ có thời hạn, hồ sơ tài liệu về các công việc đã hoàn thành, hồ sơ tài liệu về các công việc chưa hoàn thành tại cơ quan, địa phương, đơn vị.

2. Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, tiêu hủy trái phép làm hỏng, thất lạc tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu; không được phép mang, gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trái phép ra khỏi nơi bảo quản tài liệu khi chưa được phép theo quy định trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy và chính quyền các cấp.

3. Khẩn trương giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo đúng quy định.

4. Thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số...; bảo vệ bí mật nhà nước, đảm bảo an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo hướng dẫn của Công an tỉnh.

5. Bố trí phòng kho, trang thiết bị, nhân lực cần thiết và các điều kiện bảo đảm khác đáp ứng việc tập kết, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy theo hướng dẫn và kế hoạch của Sở Nội vụ. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu sau khi tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ theo hướng dẫn của các cơ quan chức năng.

6. Phối hợp đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn thư, lưu trữ thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

7. Thực hiện hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền thực hiện ngay các biện pháp phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ quan, địa phương, đơn vị để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.

8. Sở Nội vụ khẩn trương ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị này trong đó xác định rõ nhiệm vụ của các sở, ban, ngành cơ quan, đơn vị có liên quan và nhiệm vụ của UBND cấp huyện, cấp xã; tập trung hướng dẫn các nội dung trọng yếu trong từng giai đoạn của quá trình sắp xếp, tổ chức lại các cơ quan, địa phương, đơn vị trên địa bàn tỉnh; đề xuất bố trí đủ nguồn lực; chủ động xây dựng dự toán đề xuất cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí để đảm bảo an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu trên địa bàn toàn tỉnh.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Giám đốc/Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã khẩn trương triển khai thực hiện nghiêm nội dung Chỉ thị này./.